Een (te) volle agenda!

De kring kan ervoor kiezen om per agendapunt een tijd af te spreken, zodat alle onderwerpen aan bod komen. Lukt het niet om een punt binnen de afgesproken tijd af te ronden, dan besluit de kring samen hoe en wanneer dit vervolg krijgt. Soms is er voldoende besproken om een aantal kringleden het mandaat te geven om het verder uit te werken en af te ronden. In andere gevallen wordt het punt opnieuw geagendeerd voor een volgende bijeenkomst, zodat het gesprek kan worden voortgezet totdat een gedragen besluit mogelijk is.

Als de agendapunten geprioriteerd zijn, wordt ook duidelijk wat van belang is om deze bijeenkomst te bespreken, en wat eventueel doorgeschoven kan worden. De keer daarna wordt in de bijeenkomst opnieuw geprioriteerd, en zo bespreken we elke bijeenkomst de meest urgente zaken. Elk kringlid heeft zo dus invloed op deze prioritering.

Het helpt om de agenda tijdens de vergadering zichtbaar te houden. Zo blijft het overzicht behouden en is duidelijk wat nog op de planning staat. Afgeronde punten kunnen zichtbaar worden afgevinkt, bijvoorbeeld door motieformulieren opzij te leggen of door de agenda te tonen op een flip-over of scherm, zeker bij grotere groepen.

Ook de gespreksetiquette die de CONSENT-methode hanteert, draagt bij aan een efficiënt overleg. Iedereen krijgt in elke ronde de gelegenheid om bij te dragen, maar dat betekent niet dat je altijd iets moet zeggen. Je kunt je aansluiten bij een eerdere spreker, of ervoor kiezen om te luisteren en je beurt door te geven. Wat al gezegd is, ligt ‘in het midden’ en hoeft niet meer herhaald te worden. Als je wel je gezichtspunt wil toevoegen, formuleer dan zo kort en bondig mogelijk. Daar kunnen we ook met elkaar op letten; we zijn allemaal procesbewaarder en door je hand op te steken kan je bv de groep attenderen op breedsprakigheid of het in herhaling vallen. ‘Laten we daar met z’n allen wat meer op letten...’

Bij grotere groepen kan het werken met een binnen- en buitenkring helpend zijn. In de binnenkring nemen een aantal deelnemers plaats die graag actief mee willen praten over het betreffende agendapunt. Daarnaast zijn er twee lege stoelen in de binnenkring. Wil iemand uit de buitenkring reageren, dan kan diegene plaatsnemen op een van de lege stoelen en bijdragen in de ronde, en daarna weer terugkeren in de de buitenkring. De lege stoel komt weer vrij.

Elke bijeenkomst sluiten we af met een korte evaluatie. Hoe heb je de bijeenkomst ervaren? Heeft deze bijgedragen aan ons gemeenschappelijk doel? En hoe was het voor ieder persoonlijk? Regelmatig ook wat langer de tijd nemen om te reflecteren is in onze ervaring een goede investering. Het kost misschien tijd in een druk bestaan, maar zorgt er vaak voor dat het daarna weer soepeler loopt, doordat we beter op elkaar zijn afgestemd.